La tentazione di chi comincia è costruire una tassonomia completa, con una categoria per ogni tipo di spesa possibile. Sembra precisione, ed è il difetto che fa mollare più persone di qualunque altro: con venti categorie, ogni scontrino diventa una decisione, e le decisioni piccole ripetute dieci volte al giorno sono la definizione di attrito.
La regola per decidere se una categoria serve
Una categoria ha senso solo se può cambiare una tua decisione. Se sapere che spendi dodici euro al mese in prodotti per la casa non ti fa fare niente di diverso, quella categoria non ti sta dando informazione: ti sta costando tempo a ogni inserimento.
Il test è immediato: immagina di scoprire che quella voce è il doppio di quello che pensavi. Faresti qualcosa? Se la risposta è no, accorpala.
Un elenco di partenza
Otto categorie coprono la quasi totalità della spesa di una persona o di una famiglia. Si parte da qui e si aggiunge solo quando serve davvero.
| Categoria | Cosa ci sta dentro |
|---|---|
| Casa | Affitto o mutuo, condominio, utenze, manutenzione, prodotti per la casa |
| Spesa | Supermercato e alimentari, compresi quelli del quartiere |
| Fuori casa | Bar, ristoranti, consegne a domicilio, pranzi di lavoro |
| Trasporti | Carburante, mezzi pubblici, taxi, pedaggi, parcheggi, manutenzione auto |
| Salute | Visite, farmaci, dentista, occhiali, assicurazione sanitaria |
| Svago | Abbonamenti di intrattenimento, sport, libri, viaggi, regali |
| Persona | Abbigliamento, parrucchiere, cura della persona, elettronica |
| Obblighi | Rate, assicurazioni, tasse, commissioni bancarie |
Le entrate restano un insieme separato e piccolo: stipendio, entrate occasionali, rimborsi. Non serve altro.
Quando aggiungerne una
Quando una categoria diventa abbastanza grossa da meritare una decisione a sé. Se «Trasporti» pesa molto e il carburante ne è la metà, separarlo ha senso: ti permette di vedere se l'aumento viene dai chilometri o dalle manutenzioni.
Il segnale è sempre lo stesso: hai una domanda a cui il registro non sa rispondere. Fino a che non ce l'hai, aggiungere categorie è anticipazione, e l'anticipazione in un registro si paga a ogni inserimento.
Meglio poche categorie e note utili
La nota fa il lavoro che le sottocategorie fanno male. Una categoria «Trasporti» con note come «benzina», «metro», «gomme» ti dà la stessa informazione senza costringerti a scegliere un contenitore ogni volta — e la ricerca testuale la recupera quando serve.
È il motivo per cui un registro decente cerca dentro le note, non solo dentro le categorie: sono le note a contenere il dettaglio.
I casi limite che fanno perdere tempo
La spesa al supermercato che contiene anche detersivi e shampoo. Tutto in «Spesa». Dividere lo scontrino in tre voci è precisione che non cambia nessuna decisione, e costa ogni settimana.
La cena con gli amici che poi ti rimborsano. Segna l'uscita intera e il rimborso come entrata, oppure — se preferisci — solo la tua quota. L'importante è fare sempre la stessa cosa: l'incoerenza rende i confronti fra mesi inutilizzabili.
L'acquisto grosso e raro. Lavatrice, computer, divano. Se li lasci nella loro categoria, quel mese risulta anomalo per sempre. Meglio una categoria «Acquisti grossi» a parte, così le medie mensili restano leggibili.
I contanti prelevati. Il prelievo non è una spesa, è uno spostamento. Se lo segni come uscita e poi segni anche le spese fatte in contanti, stai contando tutto due volte.
Un ordine, non solo un elenco
Le categorie che usi dieci volte al giorno devono stare per prime nella schermata di inserimento. Sembra un dettaglio estetico ed è uno dei fattori che decidono se continuerai: due tocchi risparmiati per spesa, moltiplicati per duemila spese l'anno, sono la differenza fra un'abitudine e un fastidio.